【管理会社向け】トラブルにならない修繕手配のコツ

修繕手配は、管理会社にとって日常業務のひとつ――
ですが、「段取りひとつ」で入居者との信頼も、オーナーからの評価も大きく変わります。

実際、こんな声がよくあります：

「修繕の連絡が遅い！」（入居者）

「聞いてないのに勝手に工事された」（オーナー）

「依頼したのに業者が来ない」（管理会社）

 

こうした**“三者のズレ”によるトラブル**は、ちょっとした工夫で防げるのです。
今回は、足立区・葛飾区エリアで多くの管理会社様と提携実績のある【株式会社シャルム】が、
トラブルにならない修繕手配の5つのコツを現場目線でご紹介します。

 

 

コツ①｜修繕前に「優先度」と「緊急度」を整理する

トラブル回避の第一歩は、「これは本当に今やるべきか？」の判断から。

🔹よくある失敗例：

入居者からの要望に即応して、オーナーに無断で工事してしまう

修繕が必要かどうか、業者にも確認せずに動く

✅対応のコツ：

【A】緊急＆重大（例：漏水、ガス漏れ）→即日対応

【B】緊急でないが重要（例：壁の大きな穴）→1週間以内に調整

【C】軽微な修繕（例：クロスのはがれ）→次回点検時にまとめて対応

トリアージ的な判断基準を社内で統一しておくことで、感情ベースの混乱を回避できます。

 

 

コツ②｜オーナーへの事前連絡は「写真付き」で行う

オーナー様が嫌がるのは、「勝手にやられた」「高い修繕費が後から来た」という不信感。

🔹よくある失敗例：

「原状回復で直しました」としか報告せず、詳細が不透明

工事写真や明細がないことで不満が残る

✅対応のコツ：

現地確認時にビフォー写真＋簡単な説明文＋見積もり金額を添えて事前連絡

軽微な修繕でも、1枚の写真を添付するだけで納得度が上がる

※シャルムでは、報告用のビフォー・アフター写真も標準対応しております。

 

 

コツ③｜入居者には「工事内容・立ち合い有無・所要時間」を明確に伝える

入居者対応で最も多いクレームが、「来るって聞いてない」「いつ終わるかわからない」など。

🔹よくある失敗例：

「明日行きます」だけ伝えて、実際には半日工事だった

工事の騒音や水停止などを事前に告知しなかった

✅対応のコツ：

入居者への通知テンプレートには、以下の4点を明記：

工事内容（例：フローリングの傷補修）

作業時間の目安（例：13:00〜15:00）

立ち合いの有無（例：不要、在宅希望）

注意点（例：作業中は多少の音が出ます）

※シャルムでは入居者対応の「文面ひな形」もご提供可能です。

 

 

コツ④｜信頼できる“地域密着型業者”と継続提携する

修繕トラブルの多くは「業者の対応ミス」によるもの。

🔹よくある失敗例：

外注先の業者が時間に来ない、対応が雑

修繕完了報告が遅れて、管理会社が矢面に立つ

✅対応のコツ：

地域密着で実績がある業者をリスト化し、選定ルールを設ける

短納期・小規模修繕にも対応できるか確認

LINEやメールでの写真報告や、管理会社との連携体制も要チェック

 

 

コツ⑤｜「見える化」された修繕履歴を残す

トラブルは“記録がないこと”から起きます。

🔹よくある失敗例：

担当者が変わったら修繕履歴が不明に

オーナーから「この修繕、前にもやらなかった？」と指摘される

✅対応のコツ：

修繕履歴は、物件ごと・部屋ごとに管理（写真・見積・日付）

クラウド台帳や、PDFでのレポート管理などを活用

※弊社では、修繕履歴の簡易フォーマットもご提供可能です。

 

 

まとめ｜管理会社の「見えない仕事」が信頼につながる

修繕トラブルの大半は、「伝達不足」「確認不足」「業者の質」によって起こります。
でも逆にいえば、そこさえ押さえておけば――

入居者との信頼関係が深まる

オーナーからの評価が上がる

管理物件数が増える

という**“見えない成果”**につながっていきます。

 

🛠️関東地区での修繕依頼は「株式会社シャルム」へ

原状回復・部分補修・緊急対応もお任せ

報告書・写真記録・オーナー報告書込みで安心

＼現場と信頼を守るパートナーとして、シャルムがお手伝いします／